رزومه و هدف از نوشتن

آن رزومه سندی است که افراد برای ارائه سوابق تجربی، کاری، و تحصیلی و مهارت‌های خود از آن استفاده می‌کنند. هدف از نوشتن رزومه معمولاً به دست آوردن یک شغل جدید است. اما باید توجه داشت که نحوه ارائه این اطلاعات یک سری قواعد خاص دارد که باید رعایت شوند. متأسفانه در ایران کمتر به رزومه و نحوه نوشتن آن پرداخته می‌شود و دانش آموزان یا دانشجویان هیچ وقت در دوران تحصیل از طریق نظام آموزشی با نحوه رزومه نویسی آشنا نمی‌شوند. نوشتن رزومۀ حرفه‌ای برای نوکارجویان و مدیران ارشد و باسابقه اصول یکسانی دارد که در ادامه به مهم‌ترین آنها اشاره می‌کنیم.

هدف‌گیری مخاطب

مهم نیست که شما چه قدر رزومه خود را دوست دارید؛ مهم این است که خواننده آن را دوست داشته باشد زیرا او تنها کسی است که باید تحت تأثیر رزومه شما قرار گیرد. بنابراین، موقع نوشتن رزومه مخاطب آن را به دقت شناسایی کنید. اگر دنبال استخدام در یک شرکت هستید، رزومه باید حال و هوای شرکتی داشته باشد و به جای فونت‌های فانتزی و رنگ از دایره‌های توپر و تیتربندی استفاده کنید. اما یک طراح گرافیک بهتر است رزومه‌اش را، به ویژه برای مخاطب اهل هنر، خلاقانه‌تر درست کند. قبل از شروع رزومه از خود سؤال کنید «آیا آن چه می‌خواهم بنویسم ربطی با شغلی که متقاضی آن هستم دارد؟»

ارائه یک تصویر حرفه‌ای

موقع استخدام اولین تأثیری که روی کارفرما می‌گذارید خیلی مهم است. فرض کنید دوست برادر یا خواهر شما قرار است به منزل شما بیاید و شما تا به حال او را ندیده‌اید. زنگ در زده می‌شود و در را باز می‌کنید و آدمی را می‌بینید که روی لباسش یک لکه بزرگ خورش است.

چه احساسی به شما دست می‌دهد و چه برداشتی از این فرد می‌کنید؟ این احساس شما درست همان احساسی است که کارفرما از دیدن «لکه خورش» در رزومه شما پیدا می‌کند و قبل از آن که حتی یک کلمه از آن را بخواند، یک احساس اولیه نسبت به شما و رزومه شما در او شکل می‌گیرد. سعی کنید اولین تأثیری که روی کارفرما می‌گذارید تأثیری مثبت باشد. این اولین مانع است که باید از آن عبور کنید.

پررنگ کردن موفقیت‌ها و مهارت‌ها

تفاوت بین رزومه متوسط و خوب از زمین تا آسمان است. مهم‌ترین تفاوت شاید در مشخص کردن موفقیت‌ها و مهارت‌های آشکار و نهفته‌ای است که می‌توانید در شغل جدید از آنها استفاده کنید. یکی از دلایلی که رزومه افراد مورد قبول واقع نمی‌شود این است که روی وظایف و مسئولیت‌های روزمره در شغل قبلی متمرکز می‌شوند؛ در حالی که به جای این کار باید به منافع و ارزش افزوده‌ای که کار آنها برای سازمان قبلی به همراه داشته و مثال‌هایی از آن اشاره کنند.

تفاوت رزومه در کشورهای مختلف

همان طور که رزومه باید متناسب با نوع مخاطب شما در داخل کشور باشد، از کشوری به کشور دیگر و از بازار کاری به بازار کار دیگر نیز باید رزومه خود را تغییر دهید تا بتوانید نتیجه مطلوب بگیرید. در برخی کشورها ذکر یک سری اطلاعات در رزومه ضروری است که ممکن برخی دیگر توجهی به آن  ها نداشته باشند. مثلاً این که در کشور شما ذکر اطلاعات شخصی مانند وضعیت تأهل یا تاریخ تولد ضرورت دارد به این معنا نیست که این قاعده در همه کشورها صادق است. گاهی اوقات ممکن است ذکر برخی نکته‌ها حتی غیرقانونی باشد و لذا رزومه شما را اصلاً نگاه هم نکنند!

رزومه‌های اروپایی

اخیراً قواعد رزومه‌نویسی در اروپا تغییرات اساسی کرده است. کشورهای عضو اتحادیه اروپا سعی می‌کنند از ضوابط و فرمت یکسان برای رزومه‌نویسی استفاده کنند. «رزومه یوروپس» با هدف ایجاد فرصت برای شهروندان جهت ارائه اطلاعات کامل و شفاف در مورد توانمندی‌ها و شایستگی‌هایشان ایجاد شده است. این فرصت برای کسانی که به دنبال کار در اروپا هستند بسیار مغتنم است چرا که یک الگوی استاندارد وجود دارد که مسائلی مانند تفاوت‌های فرهنگی و شرایط احراز شغل در کشورهای مختلف در آن دخالت ندارد. گر چه این ایده برای یک فرانسوی متقاضی استخدام در بلژیک خوب است، اما اگر او بخواهد به آمریکا، استرالیا، یا آسیا تقاضای استخدام بدهد وضعیت کمی متفاوت خواهد بود. در رزومه‌های  اروپایی و آسیایی عموماً اطلاعاتی از قبیل ملیت، تاریخ تولد، و جنسیت وجود دارد. در آفریقای جنوبی، علاوه بر اینها لازم است اطلاعات شخصی‌تر مانند شماره ملی و قومیت (با هدف جبران بی عدالتی‌های گذشته نسبت به اقلیت‌ها) نیز ذکر گردد. در استرالیا و ایالات متحده قوانین مربوط به محترم شمردن حریم شخصی موجب شده که از ذکر اطلاعات شخصی در رزومه خودداری شود. در آمریکا کارفرما از نظر قانونی حق ندارد از سن شما خبر داشته باشد، مگر آن که به موجب قانون محلی یا ایالتی یا فدرال استخدام در یک شغل معین نیاز به سن خاصی داشته باشد.

رزومه‌های ایالات متحده

امروزه دو اصطلاح «سیوی» و «رزومه» را به جای یکدیگر به کار می‌برند، ولی اگر برای ایالات متحده رزومه تهیه می‌کنید مراقب باشید که این دو اصطلاح در آن جا با هم تفاوت معنایی دارند. در این کشور سیوی به معنای رزومه نیست، بلکه مدرکی است طولانی‌تر که معمولاً توسط یک محقق، آموزگار، یا استاد دانشگاه نوشته می‌شود.

ارائه عکس همراه با رزومه

در مورد ارائه عکس در کشورهای مختلف به شیوه‌های مختلف عمل می‌شود. در انگلیس هرگز این کار انجام نمی‌شود، اما در آلمان و فرانسه الصاق عکس به رزومه امری متداول است. خیلی از کشورهای آسیایی هم رزومه را همراه عکس ارسال می‌کنند. در ایالات متحده و استرالیا این کار نه توصیه می‌شود و نه کسی از شما می‌خواهد که این کار را انجام دهید. شاید منطقی‌تر این باشد که رزومه همراه عکس نباشد چون علی‌الاصول کارفرما با مهارت و دانش متقاضی شغل کار دارد نه با ظاهر او. با توجه به تفاوتهای موجود بین کشورهای مختلف، بهتر است قبل از تنظیم رزومه در مورد کشور مورد نظر و رزومه‌های آن تحقیق کنید. در تمامی انواع رزومه (فارغ از این که برای کدام کشور یا شرکت رزومه می‌فرستید) روی موفقیت‌ها و وظایفی که ارزش‌افزوده‌ای برای سازمان متبوع شما داشته تمرکز کنید. کارفرما می‌خواهد بداند که چه مهارت‌ها، تجربیات، و تخصصی را به سازمان او منتقل می‌کنید و چه ارزش‌افزوده‌ای می‌توانید برای او داشته باشید. نکته آخر این که هرگز ویژگی‌ها و موفقیت‌های ساختگی دروغی را در رزومه ذکر نکنید و علاوه  بر این، در شرح آن چه واقعاً انجام داده‌اید یا هستید نیز خیلی آب و تاب به خرج ندهید.

وقتی رزومه مانع استخدام می‌شود

معمولاً افراد وقتی درخواست استخدام می‌دهند و به مصاحبه دعوت نمی‌شوند عادت دارند همه چیز و همه کس را مقصر قلمداد کند. خیلی‌ها ده‌ها بار رزومه آنلاین داده‌اند ولی یک بار هم با آنها تماس گرفته نشده است. آنها فکر می‌کنند علت این مسئله وضعیت اقتصادی یا زیاد بودن متقاضیان کار در باز و کمبود کار است. گر چه این فکر آنها تا حدودی درست است، ولی واقعیت این است که همه روزه خیلی از شرکت‌ها در حال مصاحبه و استخدام نیرو هستند.

اگر شما جزو افرادی هستید که بارها برای مشاغل مختلف رزومه داده‌اید و تا به حال برای مصاحبه از شما دعوت نکرده‌اند باید دو سؤال را از خود بپرسید: آیا من واجد شرایط لازم هستم؟ آیا انتظارات شما از شغل واقع‌بینانه است و فکر می‌کنید می‌توانید برای آن تقاضا بدهید؟ خیلی وقت‌ها ممکن است برای شغلی رزومه داده  باشید که اصلاً مناسب آن نبوده‌اید. البته این بدان معنا نیست که نباید بلندپرواز باشید، بلکه به این معنا است که باید واقعیت‌ها را در نظر بگیرید.

آیا رزومه من مشکل دارد؟

ممکن است مهارت، تجربه، و موفقیت‌های قبلی شما فوق‌العاده بوده باشند. شاید هم بهترین گزینه برای شغل مورد نظر باشید. اگر موضوع این است، پس چرا از شما برای مصاحبه دعوت نمی‌کنند؟ وقتی کارفرما برای اولین بار رزومه شما را در دست می‌گیرد در همان برخورد اول برداشتی نسبت به شما پیدا می  کند. مثلاً وکیلی که 2 صفحه اول رزومه خود را به کارهای نیمه وقتی که در دوران دبیرستان انجام داده اختصاص می‌دهد و تازه در صفحه سوم تحصیلات دانشگاهی‌اش را ذکر می‌کند باید احتمال این را بدهد که طرف حتی صفحه سوم را نگاه هم نکرده باشد. تحقیقات نشان می‌دهند که متقاضی شغل فقط 15 تا 20 ثانیه فرصت دارد تا توجه خواننده را به رزومه خود جلب کند.

چند پرسش و پاسخ آنها

1- کارشناسان منابع انسانی/کارفرماها در رزومه دنبال چه می‌گردند؟ مهم‌ترین بخش هر رزومه موفقیت‌ها و ارزش افزوده مهارت‌های شما برای شغل است. شرح وظایف و مسئولیت‌ها مهم است، اما خیلی نباید روی آنها تأکید کنید.

2- چرا بعضی رزومه‌ها فقط در حد یک یا دو خط خوانده می‌شوند؟ این که چرا رزومه‌ای حذف می‌شود دلیل مشخصی ندارد، و ممکن است کارفرما به دلایل مختلف این کار را بکند. متقاضی شغل باید بداند که همزمان با او احتمالاً ده‌ها و حتی صدها نفر دیگر متقاضی شغل مورد نظر هستند و رزومه آنها باعث می‌شود که کارفرما یک برداشت اولیه از متقاضیان پیدا کند. استفاده از فونت‌های فانتزی، جملات طولانی، و غلط املایی و دستوری برخی از دلایل حذف رزومه‌ها هستند.

3- چه طور می‌توان رزومه خود را از رزومه دیگران متمایز کرد؟ باید حرفه‌ای عمل کنید. به یاد داشته باشید که رزومه شما کار هنری نیست که بخواهند آن را روی دیوار اتاق آویزان کنند. هدف شما از نوشتن آن گرفتن وقت مصاحبه است. بنابراین، ببینید شغل مورد نظر به چه توانایی‌هایی نیاز دارد، سپس روی همان‌ها تأکید کنید و مثال  بیاورید که چه طور قبلاً از این توانایی‌ها استفاده کرده‌اید. انتظار نداشته باشید که مخاطب رزومه خودش حدس بزند!

4- چه طور رزومه‌ای بنویسیم که منجر به مصاحبه شود؟ روی موفقیت‌هایی که کسب کرده‌اید تأکید کنید.

5- اشتباهات متداول در رزومه نویسی کدامند؟ چند اشتباه بیش از همه متداول‌اند:

  • به کار نبردن تاریخ
  • اشاره نکردن به موفقیت‌ها یا کارهای درخشان
  • ارائه اطلاعات نامربوط (روده درازی)
  • اشتباهات املایی

6- نوشتن «هدف شغلی» چه تأثیری دارد؟ هدف شغلی یا خلاصه شغلی اگر خوب نوشته شود ارزش رزومه شما را بالا می‌برد. اما اگر بد یا کلی نوشته شود تأثیر منفی می‌گذارد. در این قسمت از ذکر عبارات کلی مانند «فردی سخت‌کوش که بسیار وفادار است و مشکلات را حل می‌کند» خودداری کنید.

7- چه طور می‌توان خلأ موجود در سابقه کاری را پر کرد؟ پر کردن خلأهای موجود در سابقه کار کمی دشوار است. رزومه معمولاً همراه با یک «یادداشت» که روی آن قرار می‌گیرد ارسال می‌شود که می‌توانید توضیحات مربوط به فواصل زمانی که بیکار بوده‌اید را در آن توضیح دهید.

8- ذکر سرگرمی‌ها یا علاقه‌مندی‌ها در رزومه لازم است؟ اگر فکر می‌کنید ارزش رزومه شما را بالا می‌برند آنها را هم اضافه کنید. تمام مواردی که در رزومه ذکر می‌کنید باید شغل مورد نظر را هدف بگیرند.

9- حجم رزومه باید چه قدر باشد؟ این سؤال پاسخ مشخصی ندارد. رزومه استاندارد معمولاً بین 2 تا 3 صفحه است که البته آن هم به مرحله شغلی متقاضی بستگی دارد. به عنوان مثال، فردی که فارغ‌التحصیل شده یا یک متخصص جوان معمولاً رزومه 2 صفحهای می‌دهد و یک متقاضی ارشد با سال‌ها سابقه کار یک رزومه 3 تا 4 صفحه‌ای.

10- آیا باید تمام سوابق شغلی را نوشت یا فقط به مواردی اشاره کرد که به شغل مورد تقاضا مربوط می‌شوند؟ پاسخ این سؤال بستگی به کسی دارد که رزومه را می‌نویسد. کسی که تازه فارغ‌التحصیل شده  ممکن است قبلاً کاری انجام داده باشید که مربوط به شغل مورد نظرش نباشد، اما برای این که نشان دهد سابقه کار داشته مجبور است آن را ذکر کند. اما در مورد یک مدیر ارشد با سال‌ها سابقه کار بهتر است مواردی ذکر شوند که مرتبط با شغل مورد نظر هستند.

رزومه مدیران اجرایی

رزومه بهترین وسیله‌ای است که به کمک آن مدیران اجرایی می‌توانند شغل خود را بازاریابی کنند. فراموش نکنید که وقتی تأثیر اولیه شما بر مخاطب از طریق رزومه است باید تلاش کنید بهترین و بیشترین تأثیر را روی او بگذارید. نظرخواهی از کارشناسان منابع انسانی نشان می‌دهد که چند نکته کلیدی در نوشتن رزومه‌های مدیران نقش اساسی دارند.

رزومه مدیریتی باید توانایی بازاریابی مهارت‌های شما را داشته باشد و ویژگی‌ها و تجربیات شما را پررنگ نشان دهد. از یک مدیر انتظار می‌رود که قادر به انجام وظایف و مسئولیت‌ها باشد. همچنین، انتظار می‌رود که تجربه لازم را برای کار مدیریت داشته باشد و به همین خاطر صرف لیست کردن وظایف در شغل قبلی نمی‌تواند گویای این تجربه باشد. رزومه مدیریتی باید بر مهارت‌های غیرملموسی که مدیر می‌تواند در شغل جدید به کار گیرد متمرکز شود و بیانگر چشم‌انداز و مهارت‌هایش باشد. موقع نوشتن رزومه خود را جای کارفرمایی که  قرار است آن را بخواند بگذارید. اساساً رزومه همیشه باید مرتبط با کار مورد نظر نوشته شود. اگر تأکید شغل بر توانایی رهبری است، باید نمونه‌هایی از مهارت در رهبری، مدیریت، و سرپرستی در کارهای قبلی را (ترجیحاً با ذکر اعداد و ارقام) در رزومه بگنجانید. مثلاً به جای این که بگویید «آمار فروش هر ماه افزایش داشت» با اعداد و ارقام این میزان افزایش را مشخص کنید. خیلی از مدیران یک رزومۀ از پیش تنظیم شده دارند که آن را عیناً برای هر کاری ارسال می‌کنند و این اشتباهی بزرگ است.

مراحل نوشتن رزومه‌های مدیریتی

1- قبل از هر چیز در مورد شغلی که می‌خواهید برای آن درخواست بدهید تحقیق و مطالعه نموده و اهداف آن را مشخص کنید.

2- مشخص کنید چه دانش، مهارت‌ها، و تجربیاتی بیش از همه مناسب شغل مورد نظر هستند.

3- فهرست کوتاهی از ویژگی‌ها و تجربیاتی که نشان می‌دهند مناسب این شغل هستید تهیه کنید.

4-  به تجربیات قبلی خود رجوع کنید و ببینید چه موفقیت‌های داشتید که ثابت می‌کند می‌توانید به خوبی از عهده مسئولیت‌های مورد نظر برآیید.

5- در مورد موفقیت‌های خود توضیح بیشتر بدهید و بر توانایی‌هایی که دارید و برای شغل مورد نظر لازم‌اند تأکید کنید. در رزومه بنویسید که چه طور کار شما برای کارفرمای قبلی سودمند بوده است.

6- سابقه کار خود را به ترتیب زمانی منظم کنید، و موفقیت‌هایتان را برجسته کنید. بنویسید که چه طور باعث افزایش سود، کاهش هزینه‌ها، اجرای یک طرح جدید، بالا رفتن میزان دقت در کار، یا پرورش کارکنان شده‌اید.

7- مدارک آموزشی و دوره‌های تخصصی که طی کرده‌اید را فراموش نکنید، به ویژه آنهایی که با شغل مورد نظر ربط دارند.

8- نحوه ارائه مطالب باید حرفه‌ای و منسجم باشد.

9- از ذکر اطلاعاتی که ربطی به شغل مورد نظر ندارند اجتناب کنید. در رزومه‌های مدیریتی مخاطب به دنبال سابقه کار کلی متقاضی است و می‌خواهد ببیند که کدام ویژگی‌های شما در مشاغل قبلی موجب پیشبرد کار در جهت مثبت شده است. لذا صرف این که سابقه کارتان را ذکر کنید تأثیر چندانی بر مخاطب نخواهد داشت.

10- در رزومه خود از واژه‌ها و اصطلاحات استراتژیک از قبیل برنامه‌ریزی تاکتیکی و استراتژیک، مدیریت روابط، پرورش کارکنان، توسعه کسب و کار، تیمسازی، آموزش و مربیگری، ارتباط با ارباب رجوع و مشتری، نگه داشتن حساب و کتاب‌ها، مذاکره، و ارائه مطلب استفاده کنید.

این مطلب اولین بار در دوماهنامه سازمان برتر منتشر شده است.