آموزش مدیریت سازمان

آموزش سازمانی موضوعی است که در بسیاری از سازمان‌ها نادیده گرفته می‌شود. البته بعضی از سازمان‌ها هم دوره‌های آموزشی مختلفی برای کارکنان برگزار می‌کنند، اما برگزاری این دوره‌ها تفاوت چندانی با برگزار نشدنشان ندارد؛ زیرا هیچ دستاورد تازه‌ای برای کارکنان ایجاد نمی‌‌کند. پس مدیران کسب و کارها در وهله اول باید بدانند که چرا آموزش در سازمان اهمیت دارد و بعد از آن باید یاد بگیرند که این آموزش‌ها را چگونه ارائه بدهند تا کاربردی باشد. در این مقاله درباره این دو مبحث در آموزش سازمانی توضیح می‌دهیم. بعد از مطالعه این مقاله می‌توانید تصمیم بگیرید که چطور فرایند آموزش را در سازمانتان توسعه دهید و چه مباحثی را برای آموزش انتخاب کنید.

نظریه آموزش سازمانی

آموزش در سازمان به معنی تولید دانش، حفظ و انتقال آن به دیگر افراد سازمان است. نظریه آموزش در سازمان می‌گوید اعضای یک گروه زمانی یاد می‌گیرند که هنگام حل مشکلات و پیدا کردن راهکار با یکدیگر تعامل داشته باشند. بنابراین توسعه فرهنگ آموزش و یادگیری در سازمان هم به اندازه تدوین و ارائه دوره‌های آموزشی اهمیت دارد.

بر اساس این نظریه، سازمان‌ها برای ترویج فرهنگ یادگیری در بین اعضا باید فعالیت‌های زیر را انجام بدهند.

• در نظر گرفتن پاداش برای افرادی که دانش و تجربه‌شان را با دیگران به اشتراک می‌گذارند
• فرصت دادن به کارمندان برای تحلیل شکست‌ها و درس گرفتن از آن‌ها
• تشویق کارکنان برای تداوم در فرایند یادگیری
• به چالش کشیدن کارکنان و خارج کردن سازمان از حاشیه امن کنونی برای کسب تجربیات تازه و یادگیری بیشتر

چرا آموزش سازمانی اهمیت دارد؟

همه سازمان‌ها تلاش می‌کنند که سال جدیدشان نسبت به سال قبل بهتر باشد؛ حرکت رو به جلوی سازمان تنها زمانی ممکن می‌شود که تمام اعضای آن پیشرفت کرده باشند. دستاورد آموزش سازمانی، رشد و پیشرفت کارکنان سازمان است و به دنبال آن، سازمان هم پیشرفت خواهد کرد.

منابع انسانی یکی از حیاتی‌ترین منابعی است که در سازمان شما وجود دارد. آموزش سازمانی به معنی تقویت و سرمایه‌گذاری روی این منبع مهم است که نتایج فوق‌العاده‌ای به همراه خواهد داشت. اهمیت آموزش سازمانی به اندازه‌ای است که بعضی از کمپانی‌ها مثل: مک دونالد، فورد، موتورولا و زیراکس موسسات آموزشی و دانشگاه‌های مخصوص به خودشان را توسعه داده‌اند.

در این مراکز یا کارکنان این مجموعه‌ها آموزش می‌بینند یا افرادی که آموزش دیده‌اند به عنوان نیروهای جدید سازمان جذب می‌شوند. یکی از مدیران فورد بر این باور است که آموزش سازمانی جزء هزینه‌های ضروری است و حتی در مواقعی که سازمان در بحران قرار دارد هم نباید آموزش را متوقف کرد!

مزایای آموزش سازمانی

مزیت‌هایی که آموزش اعضای سازمان دارد، اهمیت این فرایند را بیشتر می‌کند. این مزایا عبارتند از:

• بروزرسانی اطلاعات و سازگاری با تغییراتی که در بازار ایجاد می‌شود
• شکوفایی استعداد کارکنان و امکان کار در جهت استعدادی که دارند
• تقویت روحیه کارکنان          
• ایجاد رقابت سالم بین کارکنان سازمان برای رشد و پیشرفت
• تسهیل فرایند سیستم‌سازی کسب و کار
• افزایش رضایت کاربران بخاطر ارتقای کیفیت خدمات و محصولات دریافتی
• افزایش رفتارهای نیکو در میان کارکنان سازمان
• تقویت فرهنگ سازمانی

انواع آموزش سازمانی

مفهوم آموزش سازمانی یعنی اعضای سازمان  مفهومی را یاد بگیرند، آن را در عمل به کار ببرند و به سایر کارکنان سازمان هم انتقال بدهند. سازمان‌هایی که آموزش را به عنوان یکی از برنامه‌های مسیر خود در نظر می‌گیرند، به مرور زمان تکامل پیدا می‌کنند و می‌توانند بقایشان را در بازار تضمین کنند. با توجه به این مفهوم، متوجه می‌شوید چه مطالبی می‌توانند به عنوان آموزش در سازمان دسته‌بندی شوند.

آموزش سازمانی را می‌توان بر اساس موارد مختلفی دسته‌بندی کرد،‌ در ادامه درباره انواع مختلف آموزش‌های سازمانی می‌پردازیم.

آموزش‌های کوتاه مدت

این آموزش‌ها دوره‌های کوتاه مدتی هستند که بین چند روز تا چند هفته طول می‌کشند. مثلا زمانی که نیروی کاری وارد سازمان می‌شود، آموزش‌های مرتبط با مهارت و آموزش کار در سازمان می‌بیند؛ این دوره بین یک هفته تا یک ماه طول می‌کشد و کوتاه مدت است.

آموزش‌های بلند مدت

دوره‌هایی که بیشتر از ۱۰۰ ساعت طول بکشند، به عنوان دوره‌های بلند مدت شناخته می‌شوند. این دوره‌ها ممکن است به صورت ترمیک باشند و حتی تا چند سال هم طول بکشند یا احتمال دارد کوتاه‌تر باشند و بعد از چند ماه به پایان برسند.

آموزش‌های عمومی

این آموزش‌ها مواردی هستند که برای همه یا اکثر کارکنان سازمان و منابع انساني کاربرد دارند. به عنوان مثال آموزش گزارش نویسی در سازمانی که همه کارکنان باید به صورت روزانه به مافوق گزارش بدهند، یک آموزش عمومی محسوب می‌شود. این آموزش‌ها ممکن است کوتاه مدت یا بلندمدت باشند.

 آموزش‌های تخصصی

فرآيند آموزش تخصصی مواردی هستند که به یک دپارتمان یا یک شخص خاص مربوط می‌شوند. مثلا مهارت‌های مربوط به شبکه و تجهیزات مدرن آن، به کارشناس شبکه سازمان برمی‌گردد و ارتباطی به منابع انسانی ندارد. در نتیجه یک دوره تخصصی است.

دسته‌بندی آموزش‌ها بر اساس محل برگزاری

 آموزش‌ها را بر اساس محل برگزاری هم می‌توان به سه دسته مختلف تقسیم کرد:

آموزش‌هایی که در محل سازمان برگزار می‌شوند.

آموزش‌هایی که در محل آموزشگاه برگزار می‌شوند.

آموزش‌هایی که در سفر برگزار می‌شوند.

 آموزش در ساعت کاری

این آموزش‌ها خود به دو دسته تقسیم می‌شوند:

• کارکنان سازمان در حین انجام کارهای روزمره‌شان آموزش‌های تازه را دریافت می‌کنند.
• کارمندان در ساعت کاری، با اجازه مافوقشان به محل برگزاری دوره آموزشی می‌روند و آموزش می‌بینند.

 آموزش خارج از ساعات کاری

در این روش کارمندان باید در زمانی خارج از ساعات کاری برای آموزش اقدام کنند. گاهی سازمان از کارمندان می‌خواهد در یک روز کاری، چند ساعت بیشتر بمانند. گاهی هم در روز تعطیل از کارکنان برای آموزش دعوت می‌کند.

 آموزش فردی یا گروهی

این روش هم برای دسته‌بندی انواع آموزش سازمانی کاربرد دارد. بعضی از مهارت‌ها آنقدر تخصصی هستند که کافی است تنها یکی از اعضای سازمان آن را یاد بگیرند و اجرا کند. در نتیجه این فرد به تنهایی در دوره آموزشی مورد نظر شرکت می‌کند و بعد از تسلط، به شرکت خدمات می‌دهد.

در مقابل بعضی از آموزش‌ها گروهی هستند و نیاز است افراد مختلف سازمان آن‌ها را یاد بگیرند. بهتر است تعداد آموزش‌های گروهی بیشتر از دوره‌های فردی باشد. زیرا وقتی مهارتی را فقط به یک نفر در سازمان آموزش می‌دهید، سازمان را به توانمندی همان یک نفر محدود کرده‌اید و اگر او به هر دلیلی از مجموعه شما جدا شود، با مشکل مواجه خواهید شد.

اهداف آموزش در سازمان ها چیست؟

هر سازمان با توجه به استراتژی‌ها و سیاست‌هایی که دارد، اهداف مشخصی برای آموزش به کارکنانش در سطوح مختلف تعیین می‌کند. با بررسی سازمان‌های مختلف مشخص شد که موارد زیر اهدافی هستند که اکثر مدیران آن‌ها را به عنوان اهداف آموزش در سازمان ها در نظر می‌گیرند.

• پرورش و آموزش کارمندان برای انجام وظایف به صورت بهینه و بهترین شکل ممکن
• افزایش کیفیت کار و فراهم شدن امکان ارتقای شغلی برای کارمندان با توجه به رشد دانش و مهارتشان
• یادگیری بروزترین تکنولوژی‌ها، مديريت دولتي و ابزارهای کاربردی در فرایندهای سازمانی
• ارتقای سطح مهارت و دانش کارمندان تمام سطوح سازمان و استفاده از دانش و مهارت‌های تازه برای دستیابی به اهداف سازمانی
• توانایی همگام‌سازی با تغییرات بازار در کوتاه‌ترین زمان ممکن

آموزش مدیریت فرآیندهای سازمانی و بهسازی منابع

در حال حاضر دنیای کسب و کارها با سرعت زیادی در حال تغییر است. سازمان‌هایی که با این تغییرات همگام نشوند و سیستم کاریشان را بروزرسانی نکنند، به مرور زمان مشتریانشان را از دست می‌دهند و به حذف از بازار محکوم خواهند شد. مثلا در پاندمی کرونا، کسب و کارهایی که از قبل روی آموزش سازمانی در زمینه فروش اینترنتی سرمایه‌گذاری کرده‌ بودند، به خوبی توانستند بحران را مدیریت کنند و حتی فروششان را افزایش بدهند.

گروهی از سازمان‌ها هم به محض ایجاد بحران دست به کار شدند و نسخه اینترنتی کسب و کارشان را راه‌اندازی کردند. آن‌ها به اندازه گروه اول سود به دست نیاوردند، اما از بازار هم حذف نشدند. گروه سوم هم کسب و کارهایی بودند که تلاش کردند به همان شیوه قدیمی به کارشان ادامه دهند. کسب و کارهای این گروه یا از بازار حذف شدند یا ضررهای کلان کردند و توان جبران آن را نداشتند.

روش مدیریت آموزش سازمانی برای تأثیر بهتر

تا این بخش از مقاله درباره اهمیت و انواع آموزش سازمانی و ارزشیابی مطالبی آموختید. چندی پیش گفتیم اگر بعضی از ویژگی‌ها در فرایند آموزش سازمان شما وجود دارد، به این معناست که سیستم آموزشی سازمانتان معیوب است و باید آن را بروزرسانی کنید. در این بخش به صورت مرحله به مرحله روش مدیریت آموزش سازمانی را ارائه می‌دهیم تا بتوانید این فرایند را به صورت بهینه در سازمانتان اجرا کنید و بهترین نتیجه را به دست آورید.

• نیازسنجی
• انتخاب نیرو
• برنامه‌ریزی

چطور برای آموزش‌ها برنامه‌ریزی کنیم؟

پاسخ به سوالاتی که در ادامه بیان می‌کنیم به شما در برنامه‌ریزی بهتر و مدیریت آموزش سازمانی کمک می‌‌کند.

• آیا قصد دارید برای آموزش مدیریت رفتار سازمانی نیروی مدرس استخدام کنید؟
• آیا آموزش مدیریت سازمانی را به موسسات متخصص در این زمینه می‌سپارید؟
• آموزش مبانی سازمان و مدیریت به صورت فردی تنظیم خواهد شد یا گروهی؟
• آموزش سازمان مدیریت و برنامه ریزی قرار است چه زمانی برگزار شود؟
• محل برگزاری آموزش مدیریت منابع سازمان کجا خواهد بود؟

مثال آموزش‌های کاربردی برای سازمان‌های مختلف

همانطور که گفتیم شما باید مباحث، دوره ها و کتاب آموزشی مدیریت سازمانی خود را با توجه به فعالیت‌ها و نیازها انتخاب کنید، اما در ادامه به بعضی از آموزش‌های عمومی که برای اکثر سازمان‌ها کاربردی هستند اشاره می‌کنیم. می‌توانید از این لیست به عنوان یک راهنمای عمومی برای مدیریت آموزشی آموزش سازمانی استفاده کنید.

• تکنیک‌ها و اصول مذاکره و فن بیان؛
• مهارت‌های ICDL؛
• آموزش‌های مرتبط با ارتباطات؛
• گزارش‌نویسی و نامه‌نگاری اداری؛
• هدف گذاری، برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
• آموزش مدیران سازمان
• آموزش مدیریت فرآیندهای سازمانی

نتیجه گیری

در این مقاله به توضیحی درباره آموزش مدیریت سازمان و نحوه مدیریت کارکنان برای رسیدن به اهداف سازمانی توضیح داده شد. این آموزش می تواند برای مدیریت رفتار کارکنان نقش موثری داشته باشد. امیدواریم این مقاله برای شما مفید و کارآمد باشد.