آموزش نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی

دانستن نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی دیگر یک مزیت رقابتی در محیط‌های حرفه‌ای یا یک واحد اجباری درسی برای دانشجویان زبان انگلیسی نیست، بلکه نیاز روزمره است. امروزه در دنیایی زندگی می‌کنیم که سرعت یکی از مهم‌ترین عوامل در برقراری ارتباطات است. برای برقراری ارتباط موثر در دنیای امروز، ایمیل زدن یکی از راه‌های نسبتا سریع است. کلمه ایمیل درواقع کوتاه شده electronic mail یا نامه الکترونیکی است. ایمیل دقیقا معادل الکترونیکی نامه است و مزیت آن نسبت به نامه، سریع بودن آن است.

در دوره آموزش نگارش ایمیل رسمی به انگلیسی چه چیزی یاد خواهیم گرفت؟

شما در دوره آموزش نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی یاد خواهیدگرفت چگونه ایمیل انگلیسی حرفه‌ای و تاثیرگذار بنویسید. در این دوره به شما نه تنها نکاتی درمورد نوشتن ایمیل‌های رسمی یاد داده خواهدشد بلکه مهارت‌های نوشتاری کلی شما در زبان انگلیسی بهبود خواهدیافت. به این ترتیب، با پیشرفت دانش گرامر و لغات و آشنایی با نکات فرهنگی مربوط به نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی، شما قادر خواهیدبود ارتباطات بین المللی قوی‌تر و موفق‌تری داشته‌باشید.

طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی با ایمیل غیررسمی متفاوت است و در نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی اصول و قواعدی وجود دارد که رعایت آن‌ها نشان‌دهنده توانایی شما در برقراری ارتباط به زبان انگلیسی و مکاتبه به صورت حرفه‌ای است.

در دوره آموزش نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی شما شکل‌های مختلف ایمیل را دیده و با تجزیه و تحلیل لحن و سطح رسمیت ایمیل‌ها یاد خواهیدگرفت ایمیل‌های متنوعی مانند ایمیل معرفی، درخواست، عذرخواهی و غیره را به صورت حرفه‌ای بنویسید. علاوه بر نکات مربوط به دستور زبان، به تاثیر فرهنگ‌های مختلف در نحوه نوشتن ایمیل‌های رسمی پی خواهیدبرد و با در نظر گرفتن این نکات ایمیل‌هایی مناسب و تاثیرگذار خواهید نوشت.

نگارش ایمیل به زبان انگلیسی

ایمیل در میان تمام راه‌های ارتباطی یکی از محبوب‌ترین‌هاست و به یکی از راه‌های استاندارد برقراری ارتباط تبدیل شده و این روزها به اندازه داشتن شماره تلفن و کدپستی ضروری است. ایمیل با فراهم کردن امکان برقراری ارتباط رایگان مردم در هرکجای کره زمین، زندگی را ساده‌تر کرده‌است. درضمن امکانات متنوعی مانند اضافه کردن فایل‌های ضمیمه و فرستادن آن به صورت همزمان به چندین نفر باعث شده‌است هر روز افراد بیشتری به برقراری ارتباط از طریق ایمیل روی آورند. 

افراد مختلف با اهداف متفاوتی ایمیل می‌نویسند. این اهداف می‌توانند اشکال مختلفی مانند آگاهی رسانی، بیان درخواست، تشکر و یا عذرخواهی و همچنین معرفی یک شخص، محصول یا خدمت را دربرگیرند. در این صورت نیاز است ایمیل شکلی رسمی داشته‌باشد. اما این اهداف فقط به موارد رسمی و اداری ختم نمی‌شوند و حتی ممکن است هدف از نوشتن ایمیل صرفا برقراری ارتباط با دوستان و خبر گرفتن از آنان باشد که در این صورت ایمیل به شکلی غیر رسمی‌تر و دوستانه‌تر نوشته‌ می‌شود. هرکدام از اهداف متفاوت نوشتن ایمیل، تعیین کننده ساختار و شکل آن نیز هست که در کنار میزان رسمیت ایمیل باید به آن توجه کرد. اصول نگارشی و استفاده از عبارات و کلمات مناسب را نیز باید در هنگام نوشتن ایمیل رعایت کرد. الزام توجه و رعایت همه این موارد، باعث می‌شود ایمیل نوشتن گاهی بسیار دشوار شود به‌خصوص اگر بخواهید به شخص یا شرکتی در خارج از کشور و با زبانی متفاوت ایمیل بزنید ممکن است با چالش‌های زیادی روبرو شوید. زبان انگلیسی به عنوان یک lingua franca است همان زبانی که مردم با زبان‌های مختلف از آن به عنوان یک زبان واحد برای برقراری ارتباط  استفاده می‌کنند.

همچنین این زبان برای نوشتن ایمیل‌های بین المللی نیز استفاده می‌شود. پس برای نوشتن ایمیل انگلیسی فقط دانستن و یا آشنایی با این زبان کافی نیست و اصول مهمی که پیش‌تر به آن‌ها اشاره شد نیز باید درنظر گرفته‌شوند. برای نوشتن ایمیل انگلیسی نکات نگارشی و دستور زبان درکنار کلمات، عبارات و جملات مناسب نوشتن ایمیل نیز باید به زبان انگلیسی آموخته‌شوند.

دانستن اصول پایه‌ای نوشتن ایمیل با میزان تاثیرگذاری آن رابطه مستقیم دارد. اگر بخواهید به زبان انگلیسی ایمیل بنویسید، نیاز به آشنایی و یادگیری این اصول حتی بیشتر نیز می‌شود. برای آن که بتوانید به خوبی منظور و مقصود خود را از نوشتن ایمیل بیان کنید و ارتباط موثری با یک فرد خارجی برقرار کنید، لازم است موارد و نکته‌های متعددی را رعایت کنید. خبر خوب این است که با یک بار آموختن این اصول و قواعد شما قادر خواهیدبود بارها و بارها با اهداف و مضمون‌های مختلف ایمیل انگلیسی بنویسید و با افراد متفاوت ارتباط برقرار کنید.

همان‌طور که نوشتن یک مطلب و یا یک مقاله چه به زبان فارسی و چه به زبان‌های دیگر از جمله زبان انگلیسی، مراحل و قدم‌هایی دارد که باید به ترتیب انجام شوند، ایمیل نیز دارای مراحلی است که باید با آن‌ها آشنا شد و در هنگام نوشتن آن‌ها را رعایت کرد. زیرا ایمیل هم در واقع یک پیام متنی است و نوشتن آن بی‌شباهت به نوشتن یک متن نیست. 

ایمیل مانند شکل قدیمی و سنتی یک نامه، بخش‌های متفاوتی دارد. دریافت‌کننده، عنوان، متن پیام و بخش پایانی همگی اجزا مهم یک ایمیل هستند. برای شروع نوشتن ایمیل و همچنین خاتمه دادن به آن لازم است از ادبیات خاصی استفاده شود. همچنین برای نوشتن متن پیام نیز باید به نکات مختلفی توجه شود. برای نوشتن یک ایمیل رسمی به زبان انگلیسی توجه به این موارد بسیار ضروری‌ است. هرچه این موارد بهتر و اصولی‌تر رعایت شوند، ایمیل تاثیرگذارتر خواهدبود و امکان دیده شدن آن و دریافت پاسخ نیز بالاتر خواهدرفت. 

 باید به خاطر داشت که برای نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی، تنها رعایت نکات گرامری و نگارشی کافی نیست. بلکه باید به تفاوت‌های فرهنگی نیز توجه ویژه داشت. یکی از تفاوت‌های فرهنگی که در هنگام نوشتن ایمیل انگلیسی باید درنظر گرفت، فرهنگ مستقیم و غیرمستقیم (high and low context culture) است.

در بسیاری از کشورهای انگلیسی زبان و همچنین کشورهای اروپایی کارها وظیفه محور هستند و پیام‌ها به صورت مستقیم و صریح مبادله می‌شوند. درمقابل در کشورهای آسیایی بیشتر امور رابطه محور هستند و پیام‌ها به صورت غیر مستقیم و ضمنی منتقل می‌شوند.

به عنوان مثال ایمیلی که یک شخص آسیایی به زبان انگلیسی اما بدون توجه به تفاوت‌های فرهنگی نوشته باشد، ممکن است برای فردی آمریکایی بسیار طولانی و گنگ به نظر برسد و آن شخص نتواند درنهایت پیام اصلی ایمیل را دریافت کند. بالعکس، ایمیل یک فرد اروپایی ممکن است از نظر یک فرد آسیایی بسیار رک و مستقیم و حتی تا حدی بی‌ادبانه به نظر برسد. اینجاست که دانستن زبان انگلیسی کافی نبوده و فردی که قصد دارد ایمیل به زبان انگلیسی بنویسد باید نه تنها به مسائل کلی مانند نگارش و دستور زبان دقت کند بلکه باید با کسب اطلاع از فرهنگ و سابقه‌ی گیرنده ایمیل، پیام خود را به صورتی موثر انتقال دهد.  

آموزش نگارش ایمیل‌های رسمی به انگلیسی

نوشتن یک ایمیل رسمی به انگلیسی شاید در ابتدا دلهره‌آور به نظر برسد، اما با رعایت چند اصل ساده و استفاده از ساختارهای مشخص، می‌توانید ایمیل‌هایی بنویسید که هم حرفه‌ای و هم مؤثر باشند. در این مقاله، قصد داریم به شما آموزش دهیم که چگونه یک ایمیل رسمی به انگلیسی بنویسید و در کنار آن، نکاتی برای بهبود کیفیت نگارش ایمیل‌های فارسی و انگلیسی ارائه دهیم.

چرا نوشتن ایمیل‌های رسمی اهمیت دارد؟

ایمیل‌های رسمی معمولاً برای مکاتبات کاری، درخواست‌های رسمی، ارسال گزارش‌ها و یا ارتباط با مقامات استفاده می‌شوند. نگارش درست این ایمیل‌ها می‌تواند تأثیر بسزایی در تصویر شما و سازمان‌تان داشته باشد. آیا تا به حال فکر کرده‌اید که یک ایمیل چگونه می‌تواند بر روی تصویری که از خودتان در ذهن دیگران می‌سازید، تأثیر بگذارد؟

ساختار استاندارد یک ایمیل رسمی به انگلیسی

یکی از مهم‌ترین نکات در نوشتن یک ایمیل رسمی، رعایت ساختار مناسب است. ایمیل‌های رسمی معمولاً از بخش‌های زیر تشکیل شده‌اند:

۱. آدرس ایمیل رسمی

انتخاب یک آدرس ایمیل مناسب اولین گام برای ایجاد تصویری حرفه‌ای است. به یاد داشته باشید که آدرس ایمیل شما اولین چیزی است که گیرنده آن را می‌بیند. سعی کنید از آدرس ایمیلی استفاده کنید که شامل نام و نام خانوادگی شما باشد و از عناوین غیررسمی اجتناب کنید.

۲. موضوع (Subject)

موضوع ایمیل باید کوتاه، دقیق و توصیفی باشد. به عنوان مثال، اگر در حال ارسال یک گزارش مالی هستید، می‌توانید بنویسید: “Monthly Financial Report – July 2024”. موضوع باید به گیرنده بفهماند که ایمیل شما در چه موردی است.

۳. سلام و احوال‌پرسی (Salutation)

در شروع ایمیل‌های رسمی، از عبارات محترمانه برای سلام و احوال‌پرسی استفاده کنید. برخی از پرکاربردترین عبارات شامل:

Dear Mr./Ms. [نام خانوادگی]

To Whom It May Concern

اگر نام گیرنده را نمی‌دانید، بهتر است از عباراتی مانند “To Whom It May Concern” استفاده کنید. استفاده از نام گیرنده نشان‌دهنده توجه شما به جزئیات است.

۴. مقدمه (Introduction)

در بخش مقدمه، هدف خود از نوشتن ایمیل را به صورت خلاصه بیان کنید. به عنوان مثال، می‌توانید بنویسید:

“I am writing to inform you about…”

یا

“I hope this email finds you well. I am contacting you regarding…”

این بخش باید کوتاه و مستقیم باشد و به گیرنده کمک کند تا سریعاً متوجه شود که ایمیل در مورد چه موضوعی است.

۵. بدنه ایمیل (Body)

بدنه ایمیل جایی است که جزئیات و اطلاعات اصلی را بیان می‌کنید. در این بخش، بهتر است مطالب را به صورت پاراگراف‌های کوتاه و منظم بنویسید و از جملات طولانی اجتناب کنید. در اینجا چند نکته مهم برای نوشتن بدنه ایمیل آورده شده است:

• استفاده از زبان رسمی: از جملات کوتاه و رسمی استفاده کنید و از عبارات غیررسمی یا محاوره‌ای خودداری کنید.
• پرهیز از تکرار: از تکرار غیرضروری مطالب اجتناب کنید و سعی کنید هر پاراگراف یک نکته خاص را پوشش دهد.
• استفاده از Bullet Points: برای بیان چند نکته مختلف به صورت مجزا، می‌توانید از Bullet Points استفاده کنید.

۶. نتیجه‌گیری (Conclusion)

در این بخش، می‌توانید ایمیل خود را جمع‌بندی کنید و از گیرنده بخواهید تا اقدام خاصی انجام دهد. مثلاً:

“I look forward to your response.”

یا

“Please let me know if you need any further information.”

۷. خداحافظی و امضاء (Closing and Signature)

ایمیل خود را با یک عبارت محترمانه به پایان برسانید، مثلاً:

Sincerely,
Best regards,
Kind regards,

سپس نام و مشخصات تماس خود را در انتهای ایمیل ذکر کنید.

نحوه نوشتن ایمیل رسمی فارسی

در نگارش ایمیل‌های رسمی فارسی نیز باید به اصول مشابهی توجه کرد. تفاوت‌هایی در ساختار و ادبیات ایمیل‌های فارسی وجود دارد، اما هدف کلی همان است: انتقال پیام به شکلی حرفه‌ای و مؤثر.

نمونه متن ایمیل فارسی

به عنوان مثال، می‌توانید از این نمونه متن برای نوشتن ایمیل‌های رسمی فارسی استفاده کنید:

موضوع: درخواست اطلاعات بیشتر در مورد قرارداد

سلام و احترام،

اینجانب [نام شما]، مدیر [بخش/شرکت شما]، با توجه به ایمیل ارسالی از جانب شما، درخواست دارم اطلاعات بیشتری در مورد شرایط قرارداد ارسال فرمایید.

با تشکر از توجه شما،

نام و نام خانوادگی

سمت

شماره تماس

این ساختار، به شما کمک می‌کند تا ایمیل‌های فارسی خود را به شیوه‌ای حرفه‌ای و سازمان‌دهی شده بنویسید.

طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی

همانطور که اشاره شد، رعایت ساختار صحیح و استفاده از زبان رسمی در نوشتن ایمیل‌های انگلیسی بسیار مهم است. علاوه بر این، باید به جزئیات کوچکی مانند انتخاب عبارات مناسب برای خداحافظی و استفاده از آدرس ایمیل مناسب نیز توجه کنید. آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که یک جمله اشتباه می‌تواند چگونه تأثیر منفی بر روی دریافت‌کننده ایمیل بگذارد؟

چند نمونه ایمیل رسمی انگلیسی

در اینجا چند نمونه از ایمیل‌های رسمی انگلیسی برای موقعیت‌های مختلف آورده شده است:

نمونه ۱: درخواست اطلاعات بیشتر

Subject: Request for Additional Information

Dear Mr. Smith,

I am writing to request more detailed information regarding the contract terms you mentioned in your previous email.

Please provide the necessary details at your earliest convenience.

Best regards,

John Doe
Project Manager
[Company Name]

نمونه ۲: پیگیری ایمیل

Subject: Follow-Up on Previous Email

Dear Ms. Johnson,

I hope this email finds you well. I am following up on the email I sent last week regarding the upcoming project.

Could you please provide an update on the status of the project?

Sincerely,

Jane Smith
Business Analyst
[Company Name]

یکی از نکات مهم در نوشتن ایمیل رسمی، دقت به انتخاب کلمات و جمله‌بندی است. درست مانند زمانی که یک عکس می‌گیرید و به جزئیات آن توجه می‌کنید، در نگارش ایمیل نیز باید به هر کلمه دقت کنید. آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که یک کلمه نامناسب چگونه می‌تواند کل پیام شما را تحت تأثیر قرار دهد؟

استفاده از نمونه متن ایمیل انگلیسی

استفاده از نمونه‌های آماده می‌تواند به شما کمک کند تا به سرعت ایمیل‌های خود را بنویسید و از ساختارهای استاندارد پیروی کنید. این نمونه‌ها به شما ایده می‌دهند که چگونه یک ایمیل رسمی را شروع کنید و چگونه آن را به پایان برسانید.

همانطور که در ابتدای مقاله اشاره شد، انتخاب یک آدرس ایمیل رسمی بسیار مهم است. این آدرس نباید شامل عبارات غیررسمی یا کلمات محاوره‌ای باشد. بهتر است از نام کامل خود یا ترکیبی از نام و نام خانوادگی استفاده کنید.

در نهایت، به یاد داشته باشید که نوشتن یک ایمیل رسمی، نیازمند دقت و توجه به جزئیات است. استفاده از زبان رسمی، رعایت ساختار مناسب و انتخاب کلمات دقیق می‌تواند تأثیر زیادی بر روی دریافت‌کننده ایمیل بگذارد. ایمیل‌های رسمی نه تنها نمایانگر شما، بلکه نمایانگر سازمان و موقعیت شما نیز هستند.

پرسش‌های متداول (FAQ)

۱. چگونه می‌توانم یک ایمیل رسمی به انگلیسی بنویسم؟

برای نوشتن یک ایمیل رسمی به انگلیسی، باید از زبان رسمی، ساختار مناسب و جملات دقیق استفاده کنید. همچنین، رعایت ادب و احترام در نگارش ایمیل بسیار مهم است.

۲. چه نکاتی را باید در نگارش ایمیل‌های فارسی رعایت کنم؟

در نگارش ایمیل‌های فارسی نیز باید به استفاده از زبان رسمی، انتخاب عبارات محترمانه و رعایت ساختار مناسب توجه کنید.

۳. آیا استفاده از نمونه‌های آماده برای نگارش ایمیل مناسب است؟

بله استفاده از نمونه‌های آماده می‌تواند به شما کمک کند تا به سرعت ایمیل‌های خود را بنویسید و از ساختارهای استاندارد پیروی کنید.

۴. چه تفاوت‌هایی بین ایمیل‌های رسمی فارسی و انگلیسی وجود دارد؟

ایمیل‌های رسمی فارسی و انگلیسی هر دو نیازمند رعایت اصولی مشابه هستند، اما تفاوت‌هایی در ساختار و زبان این ایمیل‌ها وجود دارد که باید به آن‌ها توجه کنید.

۵. آیا انتخاب آدرس ایمیل در نگارش ایمیل‌های رسمی اهمیت دارد؟

بله انتخاب آدرس ایمیل رسمی و مناسب می‌تواند تأثیر زیادی بر روی تصویری که از خودتان در ذهن دیگران می‌سازید، داشته باشد.

نگارش ایمیل‌های رسمی به انگلیسی نیازمند رعایت چند اصل ساده اما مهم است. از انتخاب آدرس ایمیل رسمی گرفته تا استفاده از زبان دقیق و مناسب، هر جزئیات اهمیت دارد. با تمرین و توجه به نکات ذکر شده در این مقاله، می‌توانید ایمیل‌هایی بنویسید که هم حرفه‌ای و هم مؤثر باشند.

آموزش زبان انگلیسی با مکتب خونه

زبان انگلیسی امروزه به عنوان زبان بین‌المللی ارتباطات، کسب و کار، علم و تکنولوژی شناخته می‌شود. اگر بخواهید در دنیای مدرن امروز پیشرفت کنید، تسلط به این زبان ضروری است. از ارسال ایمیل‌های رسمی گرفته تا مکالمات روزمره با همکاران و مشتریان بین‌المللی، مهارت در زبان انگلیسی می‌تواند درهای زیادی را به روی شما باز کند.

همانطور که در توضیحات بالا خواندید، نگارش ایمیل‌های رسمی به انگلیسی یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی در محیط کاری است؛ اما آیا احساس می‌کنید که هنوز در تسلط به این مهارت نیاز به کمک دارید؟

مکتب‌خونه دوره‌های آموزش زبان انگلیسی خود را به شکلی طراحی کرده که شما را از پایه تا سطح پیشرفته همراهی کند. این دوره‌ها نه تنها به شما کمک می‌کند تا ایمیل‌های حرفه‌ای‌تری بنویسید، بلکه مهارت‌های کلیدی دیگری همچون مکالمه، شنیداری و خواندن را نیز تقویت می‌کند.

همین امروز ثبت‌نام کنید و قدمی بزرگ به سوی ارتقای مهارت‌های زبان انگلیسی خود بردارید. به یاد داشته باشید که زبان انگلیسی کلیدی است که می‌تواند آینده شغلی شما را بهبود بخشد و شما را به سوی موفقیت هدایت کند!