آموزش تنظیم و مستندسازی اختلاف‌ها و دعاوی قراردادی

امروزه حجم مبادلات در حال رشد روز افزون است و متعاقبا گریزی از بروز اختلافات نیست. پیشینه وجود دادگاه‌های تجاری در کنار دیگر انواع دادگاه‌ها در کشورهای مدرن و پیشرفته بیانگر آن است که همواره اختلافات قراردادی متفاوت از دیگر انواع اختلافات بوده است. در روند حل و فصل اختلافات قراردادی سعی بر آن بوده تا شیوه‌های به کار گرفته شود که با  روابط قراردادی در تعارض نباشد و جوانب تخصصی بودن رسیدگی رعایت گردد. در طول حیات چرخه حیات هر‌قرارداد بروز اختلاف میان ارکان و ذینفعان پروژه امری طبیعی و بسیار محتمل است. جنبه‌های منحصر به فرد هر قرارداد، مجموعه یکتای تشکیل دهنده هر تیم و تقابل مدیریت سنتی و مدرن از یک سو و عدم تطابق نگرش‌های حرفه‌ای عوامل دخیل در قراردادها از سوی دیگر، پتانسیل بروز ادعاهای قراردادی را افزایش میدهد. بروز اینگونه اختلافات و ادعاها درمدیریت پروژه های گوناگون به عنوان سرمایه دو طرف به عنوان یکی از شاخصه‌های توسعه یافتگی از اهمیت زیادی برخوردار است چراکه هرساله به منظور تحقق بخشیدن به اهداف قراردادها هزینه‌های زیادی صرف می‌شود.

یکی از مهم‌ترین گام‌ها و اقدام‌ها در مواجهه با این واقعیت سازماندهی اطلاعات و مستندسازی مجموعه داده‌های مرتبط در قالبی ساختاریافته و نظام‌مند است.

در دوره حاضر علاوه بر تشریح گام‌های سازماندهی و مستندسازی اختلاف‌ها و دعاوی قراردادی، چارچوبی برای این مهم ارایه می‌شود. استفاده این گام‌ها و چارچوب باعث می‌شود:

• تمامی اطلاعات مرتبط در قالبی نظام‌مند سازماندهی شوند.
• ارزیابی موثرتر احتمال موفقیت دعاوی تسهیل گردد.
• زمان و هزینه بررسی احتمالی و تحقق نتایج کاهش یابد.

اختلاف‌ها و دعاوی قراردادی جزئی گریز ناپذیر از قراردادهای کسب و کاری محسوب‌ می‌شوند، که معمولا حل و فصل آن‌ها زمان و هزینه بسیاری را متوجه طرف‌های قرارداد می‌کند.

مدیریت دعاوی دارای مراحل و گام‌های مختلفی است به طوریکه در این مسیر زنجیر گونه به یکدیگر متصل هستند و هر جای خالی ممکن است منجر به بی نظمی و همینطور مشکلات بزرگی شود. گام‌های مدیریت دعاوی به ترتیب از گردآوری مستمر اطلاعات داده‌ها شروع شده و با پردازش مستمر داده‌ها و اطلاعات شناسایی دعاوی محتمل ادامه پیدا کرده و با عبور از مراحل ارزیابی اولیه، سازماندهی و تنظیم دعاوی، تسلیم دعاوی، پیگیری برای بررسی اعلام نظر و در نهایت با مدیریت اختلاف ها پایان می‌پذیرد.

تمامی مراحل ذکر شده نیازمند  ایجاد سازو کار ارتباطی و اطلاع رسانی مستمر است ودر طول عبور از این مسیر برای بالابردن درصد موفقیت در مستند سازی دعاوی قراردادی به نکاتی مثل مقایسه روزانه پیشرفت واقعی و برنامه‌ای و تحویل برنامه بروز شده دقت کرد.

پردازش مستمر داده‌ها در مستند سازی اختلاف‌ها  و دعاوی قراردادی  از اهمیت بالایی برخوردار است. در مستند سازی اختلاف‌ها  و دعاوی قراردادی ما ملزوم به آشنا ساختن خواننده با سابقه  موضوع و آمادگی  ذهنی وی برای پیگیری متن هستیم؛ به طوریکه در مراحل مختلف و مفاهیم مختلف کاری مانند دست اندرکاران، مناقصه، پروژه، ادعا/دعاوی تشریح مولفه‌های مختلف حايز اهمیت است.

به طور مثال تشریح برنامه‌ها، برآوردها، روش‌ها، برآورها و بودجه پیمانکار برای اجرای پروژه، که چگونه پیمانکار برای اجرای پروژه براساس اسناد و مدارک پایه برنامه‌ریزی کرده است می‌تواند تعیین کننده باشد. در صورت تغییر، ممکن است پیمانکار خود را محق در تعدیل زمان یا هزینه بداند.