مهارت‌های تخصصی منشی و مسئول دفتر

کار منشی نیازمند نوعی از مهارت‌های ویژه است. یک منشی خوب کسی است که در انجام کارهای خود دارای مهارت ویژه در کار با کامپیوتر و تایپ ده انگشتی بوده و مهارت‌های نوشتاری و گفتاری بسیار خوبی دارد.
برخلاف تصور عموم منشی فقط وظیفه پاسخگویی به تلفن‌ها و تنظیم قرار ملاقات ندارد. بلکه او به عنوان نماینده مدیریت و عضو کلیدی در سازمان حضور داشته و اولین برخورد با مراجعه‌کنندگان را خواهد داشت.
بنابراین شخصی که این شغل را برعهده می‌گیرد، باید مطابق موقعیت اجتماعی و شخصیتش رفتار مناسب نشان دهد و بتواند نمایی از سازمان را در ذهن دیگران به تصویر بکشد.
دوره آموزش مهارت‌های تخصصی منشی و مسئول دفتر فرصت استثنایی برای تقویت مهارت‌های ویژه در شغل منشی و مسئول دفتری بوده و شما را برای رسیدن به رده‌های بالاتر در سازمان کمک ویژه‌ای می‌کند.

هدف از یادگیری دوره آموزش منشی ‌گری و مسئول دفتری چیست ؟

اگر فردی منظم در انجام کارهای دفتری هستید، شغل منشی‌گری مناسب شما است اما برای موفقیت هرچه بهتر در این شغل، بهتر است به سراغ گذراندن دوره آموزش منشی‌گری بروید. 

تحقیقات میدانی نشان داده‌است که افراد جویای کار و حتی شاغل به عنوان منشی، مسئول دفتر و کارمند امور دفتری مهارت‌های ویژه در زمینه شغلی خودشان ندارند و این کاستی‌ها منجر به بروز مشکلات در موسسات و سازمان‌های اداری می‌شود.

بسیاری از این افراد، با اینکه شایستگی‌های فردی، شخصیتی و تحصیلی دارند اما از آمادگی‌های لازم برای کسب و ارتقای این پست مهم و کلیدی در سازمان برخوردار نیستند.
بنابراین با یادگیری دوره آموزش مهارت‌های تخصصی منشی و مسئول دفتر به آمادگی و مهارت‌های لازم رسیده و در جهت رشد و اعتلای سازمان مربوطه قدم خواهید برداشت.

دوره آموزش منشی‌ گری مناسب چه کسانی است؟

همیشه شخصیت انسان در انتخاب شغل حرف اول را می‌زند. شناخت درست هر فرد، فرایند پیچیده‌ای دارد اما با توجه به تست شخصیت شناسی MBTI بعضی از شخصیت‌های مناسب برای شغل منشی‌گری تیپ‌های ISFJ و ESFP هستند.

به طور کلی همیشه افراد موفق با تیپ‌های شخصیتی مختلف در مشاغل گوناگون وجود دارند و نمی‌توان دقیق اعلام کرد که فقط تیپ‌های شخصیتی خاصی هستند که در این شغل موفق می‌شوند. اگر علاقه و پشتکار کافی دارید، هیچ‌ وقت از تجربه خواسته‌هایتان دست نکشید.

اگر منشی یک سازمان هستید و دوست دارید منظم‌تر کار کنید و جای هیچ اما و اگری برای کار خود باقی نگذارید، دوره آموزش منشی گری مناسب شماست.

بهتر است بدانید که درست است شما به عنوان منشی در سازمان مشغول به کار شده‌اید اما با گذراندن دوره آموزش تخصص منشی‌‌گری و کسب و تجربه مهارت‌های بیشتر می‌توانید به رده‌های کارشناس یا مدیر اداری دست پیدا کنید.

از آن‌جایی که شخص منشی ارتباط زیادی با کارکنان شرکت و سازمان به خصوص مدیریت ارشد دارد، مهارت‌های نوشتاری و گفتاری خوب از ویژگی‌های مهم شغل منشی‌گری است. 

بعد از فراگیری دوره آموزش منشی ‌گری و مسئول دفتری چه مهارت‌هایی کسب خواهید کرد؟

منشی و رئیس دفتر قلب تپنده سازمان است و تمام فعالیت‌های سازمان با این شغل در ارتباط است. در دوره تخصص منشی گری به یادگیری مهارت‌هایی تاکید می‌شود که قبلا تاکید زیادی بر روی آن‌ها نبود، اما نبود چنین مهارت‌هایی سازمان را با مشکلاتی روبرو می‌کرد.  با فراگیری این دوره مهارت‌های زیادی کسب خواهید کرد و همچنین به تقویت مهارت‌های زیر خواهید رسید:

• مهارت سازماندهی و مدیریت زمان به دلیل مسئولیت تنظیم زمان جلسات و ایجاد هماهنگی 
• مهارت در تایپ و کار با برنامه‌های تخصصی کامپیوتری
• توجه و دقت به جزئیات مسائل محیطی
• آشنایی با دستور زبان و نحوه نگارش نامه اداری
• توانایی انجام کار تیمی
• رازداری و تعهد
• آشنایی با اصول تشریفات در پذیرایی
• توانایی در بایگانی اسناد و مدارک
• داشتن اطلاعات کافی درباره سازمان مربوطه
• درک خط‌ مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های شرکت با آن

سرفصل ها:

 فصل اول: شناخت شغل منشی و مسئول دفتر

فصل اول دوره آموزش منشی‌گری در ابتدا با تخصص منشی آشنا خواهید شد و سپس به بیان ویژگی‌های مورد نیاز در این حرفه و شرح وظایف شغل منشی‌گری می‌پردازیم.

• منشی کیست؟

منشی در لغت به معنای ایجاد کننده، به وجود آورنده و ابداع کننده است اما در کسب و کار و ادبیات روزمره منشی و مسئول دفتر به کسی گفته می‌شود که توسط یک سازمان استخدام می‌شود.

منشی به عنوان دستیار اداری شناخته شده و بیشترین تمرکز کاریش بر روی انجام کارهای اداری در یک دفتر است. منشی باید فردی منظم و سازمان یافته باشد و توانایی انجام کارهای اداری، استقبال از مهمانان و مشتریان در دفتر را داشته باشد.

در این میان، منشی به تماس‌های تلفنی و ایمیل‌ها پاسخ داده و همچنین نیاز است که با توجه به برنامه کاری کارفرما برای جلسات وقت ملاقات تعیین کند.

منشی و  مسئول دفتر باید دارای روابط عمومی قوی بوده و قابلیت انجام چندین کار و همچنین موازی پیش بردن آن‌ها را داشته باشد.

• شناخت شغل منشی و مسئول دفتر

منشی یک دستیار شخصی است که بر روی اصول مدیریت آگاهی داشته و از مدیریت حمایت می‌کند. جالب است بدانید که منشی فرد مورد اعتماد در امور محرمانه و خصوصی سازمان است و به قول معروف دست راست مدیر، منشی است.

مسئول دفتر نقش کلیدی در انجام تمام کارهای اداری سازمان دارد و با آگاهی از انواع شیوه‌های مدیریت، مهارت در ارتباطات، تسلط در مکاتبات اداری و بایگانی اسناد، سازمان‌دهی جلسات و مجالس رسمی، مسلط بر مهارت‌های انسانی در ارتباط با اعضای سازمان، اصول مالی و حسابداری، تسلط به کار با کامپیوتر و مجموعه نرم افزارهای مایکروسافت آفیس مانند نرم افزار Word، پاورپوینت، اکسل و تسلط ویژه بر مهارت تایپ ده انگشتی که در دسته مهارت‌های فنی مورد نیاز منشی گری تقسیم بندی می‌شود، برای رسیدن سازمان به اهدافش کمک بزرگی می‌کند. 

قبل‌‌تر منشی‌ها دارای وظایف اداری زیادی بودند اما این روزها با گسترش تکنولوژی دامنه وظایف منشی و مسئول دفتر هم دچار تغییراتی شده‌است.

امروزه وظایفی چون مدیریت بودجه و حسابداری، نگهداری و مدیریت وب سایت، انجام برنامه ریزی‌ها با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریتی، تهیه مقدمات سفر مدیران هم جز مسئولیت‌های منشی و مسئول دفتر به شمار می‌رود. 

همان‌طور که متوجه شدید، منشی شغل بسیار کلیدی در سازمان است و گذراندن دوره آموزش منشی‌گری از واجبات به شمار می‌رود.

• ویژگی‌های یک منشی حرفه‌ای

قبل تر اشاره شد که منشی در یک کلام، کسی است که دارای روابط عمومی خوب بوده و با مهارت‌های مدیریتی و تسلط بر امور نرم افزاری و حسابداری سازمان را برای رسیدن به اهدافش کمک می‌کند. برخی از ویژگی‌های عمومی  یک مسئول دفتر حرفه‌ای عبارتند از:

• دارای روابط عمومی بالا و توانایی برقراری ارتباط در محیط کار
• ظاهر وپوشش مناسب در محیط کار
• داشتن اعتماد به نفس بالا خصوصاً در هنگام صحبت تلفنی و مواجه با مشتریان
•  اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت‌های متفاوت
• رفتار اجتماعی مناسب و صمیمی و خوش‌رو بودن
• دارای اطلاعات عمومی بالا
•  بررسی روزانه تقویم
• راز‌داری و متعهد بودن
• وقت‌شناسی و انضباط‌ کاری

فصل دوم: آموزش مهارت‌های ارتباطی

ارتباط در شغل منشی گری اهمیت بالایی دارد. از همان ساعات شروع کار تا پایان زمان اداری منشی و مسئول سردفتر با افراد زیادی در ارتباط هستند؛ از مشتری و مراجع کننده گرفته تا مسئولین بلندمرتبه سازمان، همه و همه کسانی هستند که منشی با آن‌ها در ارتباط است.

آموزش مهارت‌های ارتباطی و تقویت آن‌ها در اولویت سرفصل‌های دوره آموزش منشی گری و مسئول دفتری قرار دارد که در فصل دوم آموزش منشی گری به‌طور مفصل به آموزش آن می‌پردازیم. مفاهیم ارتباطی و نحوه برقراری ارتباط موثر از جمله مواردی است که در این فصل یاد می‌گیرید.

مهارت ارتباطی به توانایی فرد برای انتقال اطلاعات به دیگران به‌صورت موثر گفته می‌شود. مهارت ارتباطی عمیق و کارآمد می‌تواند باعث بهبود ارتباطات بین فردی شود و حتی رضایت از زندگی را هم افزایش دهد. مهارت‌های ارتباطی کلی به دو دسته مهارت‌های انتقال و دریافت پیام تقسیم می‌شود.

برای افزایش مهارت‌های ارتباطی بهتر است به زبان بدن خود در ارتباط با دیگران اهمیت داده و از واژه‌های تکراری بیش از اندازه استفاده نکنید.

همچنین سعی کنید مخاطبان خود را بشناسید و با هرکس متناسب با خودش ارتباط برقرار کنید. در دوره آموزش منشی گری به بررسی بیشتر مهارت‌های زیر پرداخته می‌شود:

•  آموزش فن‌بیان
• آموزش مهارت‌های غیر کلامی و زبان بدن ویژه منشیان و مسئولین دفتر
• چگونگی ارتباط با مدیر، همکاران و مشتریان
•  رازهای تاثیرگذاری و ترفندهای تاثیرگذاری در دیگران

فصل سوم: ارتباط تلفنی

یکی از مهارت‌هایی که یک منشی باید داشته باشد، پاسخ دادن به تلفن‌های دفتر و برقراری ارتباطات تلفنی است. ارتباط تلفنی هم مانند تمام ارتباطات اصول خاص خود را دارد که با رعایت آن‌ها می‌توانید یک تماس تلفنی ساده را به یک ارتباط موثر تبدیل کنید.

در این فصل یاد می‌گیرید که چگونه به شکلی صحیح و اصولی تلفن‌های شرکت را پاسخ دهید. همچنین تکنیک‌هایی برای بهبود فن‌بیان و افزایش مهارت‌های ارتباطی به شما آموزش داده خواهد شد.

فصل چهارم: آموزش فنون اداری

فنون اداری مانند اصول نگارش، بایگانی، تایپ و …  از جمله مهارت‌های تخصصی و پایه هستند که می‌توان از این مهارت‌ها به عنوان اساس کار منشی‌گری یاد کرد.

در این دوره، به بررسی بیشتر این مهارت‌ها و فنون اداری پرداخته خواهد شد. یک منشی خوب باید پکیج کاملی از این تکنیک‌ها را بلد باشد.

• آشنایی با آیین نگارش و مکاتبات اداری و نامه‌نگاری
• آموزش گزارش‌نویسی
• آموزش تنظیم صورت‌جلسه
• آموزش بایگانی
• آموزش رزومه‌نویسی
• آموزش تایپ و ترفندهای تایپ سریع و حرفه‌ای
• شناخت تجهیزات محیط کار
• کار با رایانه و اینترنت و نرم‌افزارهای کاربردی

فصل پنجم: چگونگی تنظیم قرار ملاقات‌ها، جلسات و برنامه ریزی

منشی شخص کلیدی برای تنظیم قرارداد بین طرفین سازمان‌ها بوده و برای انقعاد قرارداد مناسب باید مهارت‌های خاصی کسب کند.

تنظیم جلسات، هماهنگی‌ها و به  طور کلی برنامه‌ریزی دقیق و بدون اشتباه از اصلی‌ترین مهارت‌هایی است که یک منشی باید به خوبی آن را فرا بگیرد و ما در فصل چهارم به آموزش این مفاهیم و کمک به استفاده از این مهارت‌های فنی می‌پردازیم .

اگر موضوع مدیریت زمان در محیط کسب‌و‌کار بررسی شود، یکی از کلیدی‌ترین موضوعات مدیریت جلسات و ملاقات کاری است. بسیاری از افراد متعقدند که جلسات قاتل زمان بوده و خروجی خوبی هم ندارند.

یک منشی باید مهارت خوبی در تنظیم قرار ملاقات بین طرفین سازمان‌ها، افراد درون سازمانی، جلسات کاری و برنامه‌ریزی آن‌ها داشته باشد.

دستور جلسه بسیار مهم بوده و حد و حدود جلسه را مشخص می‌کند. طبیعی است که دستور جلسه باید به صورت رسمی نوشته شده و به کمک سیستم به اعضا ارسال شود.

صورت‌جلسه هم گزارشی از توافق‌ها و تصمیم‌ها بوده و همان قدر که نوشتن دستور جلسه پیش از جلسه می‌تواند مفید باشد و از بی‌نظمی جلوگیری می‌کند، نوشتن صورت‌جلسه پس از اتمام جلسه می‌تواند تضمینی برای پیگیری بهتر توافق‌ها و تصمیم‌ها باشد.

فصل ششم: ظاهر و پوشش

ظاهر و پوشش در محیط کار باید متناسب با جو و فضای موجود باشد و بهتر است به سوالات زیر در ذهن خودتان جواب دهید.

•  چه لباسی بپوشم؟ چگونه بپوشم؟ و چرا بپوشم؟
•  شناخت ظاهر و پوشش رسمی چگونه اتفاق می‌افتد؟
• ظاهر و پوشش در نشان دادن شخصیت من چه نقشی دارد؟

در فصل پنجم آموزش منشی گری به هر سه سوال پاسخ داده می‌شود و با میزان اهمیت پوشش و استایل در تخصص منشی‌گری آشنا خواهید‌ شد و همچنین روش و اصول  انتخاب درست و رعایت استاندارها را فرا می‌گیرید.

راهنمایی‌های عمومی برای انتخاب پوشش مناسب در محیط کار عبارتند از:

1.  مطمئن شوید که لباس‌هایتان سایز خودتان باشد.

2.  عینک مناسبی به چشم بزنید.

3. حواستان به کیفتان باشد.

4. از ادکلن و عطرهایی با بوی تند و قوی استفاده نکنید.

5. کفش‌های مرتب و واکس زده بپوشید.

6. به ساعتتان توجه کنید.

7.از رنگ‌های باوقار استفاده کنید تا قدرتتان را نشان دهید.

8.از پوشیدن و استفاده از رنگ‌های نئونی و لباس‌های پر زرق و برق اجتناب کنید.

فصل هفتم: ایمنی، بهداشت و پذیرایی در محیط کار

ایمنی و امنیت در محیط کار اولویت است و همگان دوست دارند که در محیطی امن، بهداشتی و حفاظت شده مشغول کار شوند و دغدغه‌ای از این بابت نداشته باشند. بهداشت و ایمنی از عوامل کلیدی پیشرفت و ارتقای کاری کارکنان در همه بخش‌های صنعتی است.

در آخرین فصل دوره آموزش منشی گری و مسئول دفتری با موضوعات ایمنی، بهداشت و پذیرش در محیط کار با تاکید بر موارد زیر،  میزان اهمیت هریک و چگونگی به کارگیری آن‌ها آشنا خواهید شد.  

•  چک لیست ایمنی و بهداشت در محیط کار
• شناخت موارد بهداشتی در محیط کار
• اهمیت بهداشت در محیط‌های رسمی و کاری
•  آموزش نحوه نظافت میز و محیط کار
• شناخت مواد و ابزارآلات ویژه نظافت محیط کار
•  رعایت موارد ایمنی در محیط کار
•   ایمنی در پذیرایی
•  استاندار‌های انجام پذیرایی

مهارت های تخصصی منشی و مسئول دفتر

بر کسی پوشیده نیست که مسئول دفتر ستون فقرات هر فضای اداری است. بسیاری از شرکت‌ها برای حفظ کیفیت خوب خدمات و بهره وری خود به پوزیشن مسئول دفتر وابسته هستند. از آنجایی که این شغل به صبر، مهارت‌های اداری، توانایی رهبری و استعداد منشی گری نیاز دارد، فردی که برای این پوزیشن در نظر گفته می‌شود باید مهمترین مهارتهای مسئول دفتر را آموزش ببیند.

مسئول دفتر کیست؟

وقتی در مورد رشته منشی گری مسئول دفتر صحبت می‌کنیم، درواقع در مورد آنچه که یک محیط اداری را کارآمد می‌کند، بحث خواهیم کرد. مسئولین دفاتر بسته به نیاز سازمان وظایف مختلفی بر عهده دارند اما تمامی آنها وظایف مشترکی مانند برنامه ریزی، هماهنگی و کنترل فعالیت‌های اداری را بر دوش دارند. اگر شما به شغل مسئول دفتر علاقه دارید، باید بدانید که آموزش منشی گری به معنای درک و پیروی از مسائل زیر است:

• کنترل قوانین سازمانی
• کنترل قوانین اداره کار
•  بررسی رضایت کارکنان
•  نظارت بر اجرای روان امور اداری
• اطمینان از تأمین لوازم مورد نیاز
•  اطمینان از سالم بودن تجهیزات اداری

مسئولین دفاتر در بسیاری از شرکت‌ها که اغلب با منشی یا دستیار اداری اشتباه گرفته می‌شوند، در سطح بالایی از چالش‌ها دست و پنجه نرم می‌کنند. مسئولین دفاتر معمولاً در همکاری نزدیک با سایر روسای بخش‌های سازمان هستند و وظایفی بیش از یک منشی ساده دارند.

کسانی که به دنبال استخدام در شغل مسئول دفتر هستند، باید مهارت های لازم برای منشی گر را آموزش ببینند. اگر به این شغل علاقه دارید، با دانستن اینکه کدام یک از مهارت‌ها و تجربیات خود را باید تقویت کنید، شانس استخدام خود را افزایش می‌دهید.

مهارتهای مسئول دفتر چیست؟

به عنوان یک مسئول دفتر، شما مسئول فرآیندها، رویه‌ها، اسناد، ارتباطات، نظارت، آموزش و مدیریت خواهید بود. این‌ها مسئولیت‌های زیادی به نظر می‌رسند که ضرورت کسب مهارت‌های مختلف را نشان می‌دهند. سپس برای اینکه مطمئن شوید که جریان کارها در فضای اداری در بهترین حالت خود عمل می‌کند، باید در مورد مهارت های لازم برای منشی گر اطلاعات خود را تکمیل کنید. این مهارت‌ها شامل موارد زیر هستند:

1- مهارت‌های برنامه ریزی

برنامه ریزی باید به طور طبیعی و سازماندهی شده اتفاق بیفتد. مسئولیت‌های برنامه ‌ریزی شما از برنامه‌ ریزی جلسات اداری گرفته تا واگذاری مسئولیت‌ها، متغیر هستند. از برنامه ریزی بلندمدت عملیات تجاری گرفته تا اجرای کارآمد وظایف روزمره و برنامه ریزی سازمان یافته، این مهم مهارتی کلیدی است که یک منشی خوب باید آن را آموزش ببیند.

2- مهارت‌های اداری

برای یک مسئول دفتر، مهارت‌های اداری باید در اولویت باشند. قبل از اینکه به سمت خود به عنوان منشی برسید، شانس خوبی وجود دارد که پست‌های اداری دیگری را نیز داشته باشید. در این موقعیت‌ها، شما می‌توانید پایه‌ای از مهارت‌های اداری را پرورش دهید که تنها زمانی توسعه می‌یابند که با نقش جدید مسئول دفتر خود سازگار شوید. شما مسئول وظایف مختلف اداری در سازمان، حمایت و پرورش فرهنگ سازمانی و سایر مسئولیت‌های پرسنلی مانند ارزیابی عملکرد کارکنان خواهید بود.

3- مهارت‌های تحلیلی

توسعه مهارت‌های تحلیلی از مهمترین مهارتهای مسئول دفتر است. به عنوان یک مسئول دفتر، شما به این مهارت‌ها نیاز دارید تا بتوانید ناکارآمدی‌ها را شناسایی کنید و راه حل‌هایی را پیشنهاد دهید تا به موفقیت شرکت کمک کنید. برای مثال، داشتن مهارت حل مسئله برای یک منشی خوب از نون شب هم واجب‌تر است! زیرا این مهارت می‌تواند موقعیت شما را به عنوان یک منشی ساده به یک مسئول دفتر حرفه‎ای با حقوق تبدیل کند.

4- مهارت‌های ارتباطی

به عنوان مسئول دفتر، مهارت‌های ارتباطی شما نهایت موفقیت‌تان هستند زیرا معمولاً شما اولین نقطه تماس با مشتریانی هستید که وارد دفترتان می‌شوند. هنگامی که این مهارت را در خود تقویت می‌کنید، نه تنها به طور منظم با مشتریان بلکه با کارکنان سازمان نیز در ارتباط خواهید بود. این ارتباط باید کارآمد و حرفه‌ای باشد تا امور اداری به شکلی پویا، کارآمد و روان انجام شوند. در ارتباطات مؤثر نوع صحبت کردن و زبان بدن بسیار مهم هستند.

3- مهارت‌های مدیریت زمان

مهارت های لازم برای منشی گری در بخش مدیریت زمان نیز بسیار مهم هستند. مدیریت زمان بخش مهمی از هر شغل اداری است زیرا باعث می‌شود امور سازمانی طبق برنامه ریزی جلو برود. مهارت‌های مدیریت زمان نیاز به اولویت بندی کارها، یادداشت برداری و استفاده از نرم افزاری مدیریت پروژه دارد. برای مثال، پلتفرمی به نام «ترلو» می‌تواند برای مدیریت امور و زمان بندی کارها ابزاری مناسب باشد.

4- مهارت‌های کامپیوتری

یک مجموعه مهارت‌های کامپیوتری قوی و کاربردی نه تنها ایده آل هستند بلکه برای یک مسئول دفتر نیز ضروری می‌باشند. شما باید سطح مهارت کامپیوتری خود را تقویت کنید تا بتوانید امروز روزانه به راحتی و با دقت بالا انجام دهید. شما باید کارهایی مانند ورود داده‌ها، ایجاد برگه‌های جدید و سازماندهی اطلاعات و غیره را انجام دهید. احتمالاً از نرم افزاری برای گزارش هزینه‌ها، مدیریت جلسات، کنفرانس ویدیویی و ارتباطات روزمره استفاده خواهید کرد.

مسئول دفتر چه وظایفی دارد؟

وظایف مسئول دفاتر بسته به اندازه سازمان متفاوت خواهد بود، بنابراین این مهم می‌تواند به معنای سازماندهی، برنامه ریزی و نظارت بر مجموعه بزرگی از افراد و تیم‌های کاری باشد. صرف نظر از اندازه سازمان، یک مسئول دفتر باید بتواند کارکنان را برای افزایش بهره وری و کیفیت کار تشویق و ترغیب کند.

مسئولیت‌های مسئول دفتر عبارتند از:

•  تشکیل جلسات و ترتیب قرار ملاقات‌ها
• تایپ کردن و رسیدگی به مکاتبات، شکایات و پرس و جوها
• رزرو حمل و نقل و اقامت
•  سفارش لوازم التحریر و مبلمان
• تهیه نامه‌ها، ارائه‌ها و گزارش‌ها
•  نظارت بر کار کارکنان
• مدیریت بودجه‌های اداری
•   ارتباط با کارکنان، تأمین کنندگان و مشتریان
•  پیاده سازی و حفظ رویه‌ها و سیستم‌های اداری 
• واگذاری وظایف به کارکنان
• سازماندهی برنامه‌های مقدماتی برای کارکنان جدید
•  حصول اطمینان از به روز بودن سیاست‌های ایمنی و بهداشتی
• شرکت در جلسات با مدیریت ارشد
• نگهداری سوابق پرسنلی

چند نکته مهم در آموزش منشی گری

با کسب مهارت های لازم برای منشی گری اکنون مسئولیت بخشی مهم از امور اداری را بر عهده خواهید داشت. بنابراین، با اتخاذ دو نکته مهم زیر می‌توانید وظایف خود را به شکلی کارآمد و مؤثر انجام دهید:

1- متفکر و مبتکر باشید

متفکر و مبتکر بودن گامی اساسی به سوی تبدیل شدن به یک مسئول دفتری کارآمد است زیرا حل مسئله یکی از مسئولیت‌های اصلی شما خواهد بود. به عنوان یک مسئول دفتر، با موقعیت‌های ناآشنا مواجه خواهید شد که ممکن است در ابتدا به خارج از کنترل شما به نظر برسند. همچنین با چالش‌های جدیدی که باید بر آن‌ها غلبه کنید، روبه ‌رو خواهید شد.

ممکن است ابتدا نسبت به این چالش‌ها ناامید شوید اما در عوض، باید مهارت‌های خود را توسعه دهید تا به طور ذاتی با تفکری نوآورانه به مشکلات نزدیک شوید. مهم است که خود را در معرض شیوه‌های جدید تفکری و روش‌های خلاقانه برای حل مسئله قرار دهید. سعی کنید از آموزش‌های مؤثر جهت افزایش مهارتهای مسئول دفتر بهره مند شوید.

2- به آموزش و توسعه مهارت‌های ادامه دهید

بهبود مهارت‌های منشی گری برای مسئولین دفتر که به دنبال القای تغییرات و استراتژی‌های سازمان خود هستند، بسیار مفید است. بهترین مسئولین دفتر، هرگز از یادگیری دست نمی‌کشند. شما باید به طور مستمر دانش خود را گسترش دهید تا از فناوری در حال تکامل، عقب نمانید و تاکتیک‌های مدیریتی جدیدی را در خود توسعه دهید.

هنگامی که آموزش منشی گری حرفه‌ای را به بخشی منظم از برنامه شغلی خود تبدیل می‌کنید، از رقبا جلوتر خواهید بود و همچنین به سازمانی که در آن مشغول به کار هستید، در رسیدن به اهداف کمک می‌کنید. شما از طریق آموزش‌های اصولی می‌آموزید که چگونه از سیاست‌های بالقوه اداری فراتر بروید تا احترام به دست آورید و در موقعیت‌های مختلف سازمانی اعتمادسازی کنید.

کلام آخر

مسئول دفتر کسی است که مسئولیت سازماندهی کلیه فعالیت‌های اداری را برعهده دارد. او کسی است اجرای عملیات اداری را تسهیل می‌بخشد. مسئول دفتر با کسب مهارت های لازم برای منشی گری می‌تواند پله‌های ترقی و موفقیت را یکی پس از دیگر طی کند. رسیدن به جایگاه مسئول دفتر می‌تواند سخت و زمان‌بر باشد اما با آموزش اصولی رسیدن به این مهم دست‌نیافتنی نخواهد بود! چه بخواهید مهارت خاصی را در خود اصلاح کنید یا مجموعه کاملی از مهارتهای مسئول دفتر را فرا بگیرید، یک دوره آموزشی مناسب برای شما در مکتبخونه وجود دارد.